Tabella Cartelle

Utilizzando questa Tabella è possibile definire i criteri logici attraverso i quali organizzare le informazioni (progetto, pratica, clienti, fornitori), semplificando la gestione e il reperimento dei documenti e delle informazioni stesse.
Consente di inserire nuove cartelle nella struttura ad albero della gestione documentale.

Per prima cosa è necessario individuare gli “oggetti” da gestire, selezionare quindi i documenti che li veicolano e stabilire gli Utenti o i Gruppi che hanno accesso a tali documenti.

Le informazioni sono organizzate ad “albero”:

• Le radici di ogni albero sono gli oggetti da gestire.

• I rami sono i contenitori di tali oggetti.

• Le foglie sono i documenti.

E’ possibile gestire questa organizzazione accedendovi attraverso il percorso ‘Tabelle/Cartelle’.

La videata che si presenta mostra la Lista delle Cartelle presenti nella procedura e si presenta divisa in due parti.

Nella parte sinistra è visibile la struttura ad albero delle Cartelle.

Facendo un clic sull’icona di una cartella, nella parte destra viene visualizzata la cartella e l’elenco di tutte le sue sottocartelle.

Per inserire una nuova cartella (sotto la cartella precedentemente selezionata) fare un clic sul pulsante posto nella parte superiore della videata.

E’ possibile per ogni cartella visualizzarne il dettaglio facendo un clic sul pulsante , e muoversi tra le varie cartelle della lista scorrendo i pulsanti di spostamento.

Entrando nel dettaglio cartelle, è possibile modificare, cancellare o visualizzare i dati di una cartella mediante i pulsanti di azioni consentite e gestire la sicurezza mediante il pulsante posto nella parte superiore della videata.

Le cartelle presenti in KBS possono essere di tre tipi:

• CONTENITORI DI DOCUMENTI: contengono documenti o altre cartelle. E’ sufficiente fare un clic sull’icona che le rappresenta, per avere accesso a tutto il loro contenuto sfruttando lo stesso principio dell’organizzazione dei file in Windows (Cartella/Sottocartella/File).
  
  Si possono ottenere diverse tipologie di folder:
  
  - caso A
  Esiste la possibilità di far puntare un folder di kbs a una qualsiasi directory del file  system.
  E' sufficiente specificare, nel campo file, la seguente tipologia di percorso:
  
  ../ck_intranet/lista.asp?dir=NomeDirectory
  
  Cliccando sul folder verrà visualizzata una lista di tutti i documenti contenuti nella directory specificata.
  Il percorso indicato nel parametro dir deve avere le barre raddoppiate
  ESEMPIO  
             C:\\documenti\word
             diventerà:
             \\\\servernt\\documenti\\ecc.
  
  
  - caso B
  Un altra possibilità consiste nell' ottenere una ricerca con index server su una qualsiasi directory del file system.
  Il percorso da specificare nel campo file in questo caso sarà:
  
  ../ck_intranet/fndIxssoDocs.Asp?cat=uffa
  
  Si otterrà una pagina che consentirà l' immissione del testo da ricercare all' interno della directory specificata nel parametro cat.
  
  - caso C
  Si può ottenere un link a una pagina vuota con la possibilità di fare click sul tree view a lato per accedere ai folder sottostanti.
  Sarà sufficiente specificare nel campo file il percorso:
  
  ../ck_intranet/default.asp
  
   

• DBLINK o CONTENITORI DI DATI STRUTTURATI: contengono dati strutturati. Contengono in pratica  la Find (pagina di ricerca) legata ad un database strutturato.

• LINK A SITI WEB: contengono collegamenti a siti web.

Per ogni cartella sono evidenziati i seguenti campi:

Codice: codice progressivo che viene assegnato automaticamente ad ogni fase nel momento dell' inserimento.

Descrizione: nome assegnato alla cartella (è quello che compare nell’albero alla sinistra dello schermo)

Tipo Cartella: contraddistingue il tipo di cartella e può essere selezionato tra le voci presenti nel menù a tendina:

Cartella superiore (parent): indica nella struttura ad albero, la cartella superiore, o il ramo di appartenenza.

File: questo campo deve essere valorizzato in modo differente, in base al tipo di cartella selezionata.

Visualizza ricerca quando Sub Folder: indica se si desidera visualizzare la ricerca anche per il folder corrente se sottofolder.

Nome Tabella SQL Server: indica la tabella presente nel database SQL Server in cui sono inseriti i dati relativi a quel folder.

CONTENITORE: contraddistingue le cartelle di tipo contenitore di documenti.

LINK: è un collegamento a una pagina HTLM o a un sito web.

DBLINK: contraddistingue le cartelle di tipo contenitore di dati strutturati e identifica quindi un collegamento a un Data Base.

nelle cartelle di tipo Contenitore non va indicato;

nelle cartelle di tipo Link è l’URL del sito web collegato;

nelle cartelle di tipo DB link è il percorso del programma che accede alla base dati strutturata.

Se la cartella è di tipo Dblink e la cartella superiore è ‘0-Nessuno’, la procedura visualizza le operazioni consentite sulla base dati a cui punta la cartella (inserimento, modifica, cancellazione).

La procedura permette inoltre, di definire i tipi documenti che possono essere contenuti nella cartella.

Se il tipo documento interessato è presente nell’elenco, basterà selezionarlo spuntando il quadratino bianco a lato; in caso contrario sarà possibile inserire un nuovo tipo documento attraverso la tabella Tipi Documenti.

Ogni contenitore erediterà le caratteristiche del padre (Sicurezza e Tipi documenti che può pubblicare).